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9. Guías de usuario

Published onJun 17, 2021
9. Guías de usuario
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Las presentes guías deben de considerarse como plantillas y no representan un producto final que deba de ser utilizado forzosamente para que funcione correctamente el proceso de consulta. Sin embargo, es destacable que para el proceso de participa.conl.mx estas guías fueron efectivas y cumplieron su propósito.

Se recomienda que estas guías se presenten en las diferentes páginas de la plataforma y además, en las invitaciones o cualquier material mediático para que los participantes entiendan en proceso antes de entrar al proceso que desee empezar.

Es ampliamente recomendable incluir en las instrucciones, un hipervínculo a una guía de convivencia entre personas durante el proceso (más acerca de esto en la sección de reglas de convivencia, términos y condiciones y aviso de privacidad).

Guía básica para usuarios

Se recomienda integrar en la pantalla principal o home una guía breve de entre 4-6 pasos para que el usuario entienda desde le primer momento que entra a la página que es lo que tiene que hacer y cómo. Ejemplo:

  1. Primero regístrate creando una cuenta en ______

  2. Dirígete a la sección de ______ y lee

  3. ¡Puedes comentar de manera libre en todo el documento!

  4. Ponemos a tu disposición está guía _______

En este pequeño mensaje recomendamos utilizar hipervínculos a las diferentes páginas y pubs.

También se recomienda integrar en diferentes partes de la plataforma las instrucciones básicas para hacer comentarios de manera más visual.

Ejemplo: al inicio de cada pub se puede poner algo similar a lo que se muestra a continuación.

  1. Puedes hacer comentarios generales del documento hasta abajo del sitio. Escribe en el recuadro blanco y presiona “Post Discussion” cuando termines.

  2. Si quieres hacer un comentario específico sobre el texto, solo selecciona con tu cursor el texto en donde deseas hacer tu anotación.

  3. Selecciona el primer icono que aparece (dos globos de texto)

  4. A la derecha aparecerá un cuadro de texto, ¡comenta ahí! Cuando termines pícale a “Post Discussion”

  5. Si deseas comentar una anotación de otro participante, solo abre su comentario, escribe sobre “Add Reply” y presiona enter cuando termines.

  6. Puedes comentar discusiones y comentarios al final de la página. Solo da clic en el nombre del usuario y escribe.

No obstante, es necesario integrar en alguna parte de la plataforma una guía ampliada, ya que existe la posibilidad de que haya usuarios que no les queda claro el proceso resumido o tienen más dudas. Este último punto es importante si es que no se tiene un equipo 100% dedicado a atender dudas o dar soporte técnico 24/7 a los usuarios.

Ejemplo de guía ampliada para usuarios en general: https://participa.conl.mx/pub/okr520xi/release/8

Esta guía puede tomar diferentes tipos de variantes en el caso de que sea necesario. Por ejemplo, se pueden incluir una nota al principio para usuarios con invitación personalizada que describa un poco más cómo ser parte del proceso privado.

Guía para usuarios por invitación

Este proceso es más complejo y es necesario tener en cuenta dos etapas: preparativos y proceso técnico. La primera hace referencia a una serie de instrucciones que el usuario debe de hacer para poder ser partícipe del proceso. Sin estos pasos preparativos, el administrador no podrá darle los permisos necesarios. El segundo momento es más sencillo y trata de los pasos dentro de la plataforma para subir o editar un documento. Ejemplo:

Guía de preparativos:

  1. Deberá crear una cuenta en esta liga: https://participa.conl.mx/signup

    • Recomendamos hacer este proceso en una computadora y no en un celular.

  2. Al momento de crear la cuenta, favor de introducir su nombre completo.

  3. Cualquier nombre que no esté completo no se tomará como válido y, por ende, tampoco los comentarios que emanen de esa cuenta.

  4. En caso de haber realizado este proceso como respuesta a una invitación para emitir un posicionamiento institucional, deberá utilizarse otro correo electrónico distinto.

  5. Posterior a eso, tendrá que verificar su correo electrónico para terminar el registro (revisar la bandeja de spam, no deseados, promociones, etc).

  6. Una vez creada la cuenta, es necesario enviar un correo con su nombre de usuario y correo utilizado para la creación de la cuenta a: contacto@conl.mx

  7. El envío de esta información debe de ser antes del 23 de septiembre.

  8. Favor de enviar el nombre tal cual y como lo escribió en el espacio de registro (con acentos, mayúsculas, sin saltarse nombres o apellidos).

  9. Una vez realizado esto, se enviará un correo con los siguientes pasos y la información que será necesaria seguir al pie de la letra.

Proceso técnico de la consulta para invitados que solo comentan

Una vez que el Consejo Nuevo León confirme que la inscripción ha sido adecuada, solo basta acceder a la plataforma del 23 de septiembre al 7 de octubre para revisar los capítulos del Plan.

  1. Ingresar a https://participa.conl.mx/

  2. Verificar que ha iniciado sesión en https://participa.conl.mx/

  3. Acceder a la pestaña de ______

  4. Este apartado estará activo del ____ al ______.

  5. Si no puede visualizar la página, verifique que ingresó con su cuenta.

    • Si no envió el correo con el nombre y correo registrado, no podrá verse esta página específica.

  6. Una vez dentro del apartado de _______, debajo se mostrará el índice de capítulos, seleccionar el de la comisión correspondiente.

  7. Una vez adentro, solo basta leer y comentar.

  8. Recomendamos ver la guía ampliada para obtener más información sobre la creación de anotaciones, comentarios y sugerencias.

  9. Asimismo, leer nuestras reglas de convivencia.

  10. Evitar modificar los ajustes del documento o en el texto. El equipo de ______ puede identificar quién y cuándo se hacen estos intentos.


Guía básica para usuarios que cargan archivos:

Técnicamente es el mismo proceso del caso anterior, pero cambia en la etapa dos de “proceso técnico. Prácticamente este segundo paso es como lo que haría un usuario normal para comentar en un pub común, pero acá está enfocado en crear pubs y no comentar.

Proceso técnico

Una vez que Consejo Nuevo León confirme que la inscripción ha sido adecuada, ya solo basta con acceder a la plataforma del 23 de septiembre al 7 de octubre para subir el posicionamiento institucional:

  1. Acceda a https://participa.conl.mx/

  2. Verificar que ha iniciado sesión en https://participa.conl.mx/

  3. Accede a la pestaña llamada ________

  4. Esta página estará activa del _____ al ________

    • Si no puede visualizar la página, verifique que ingresó a la página con su cuenta.

    • Si no enviaste el correo con el nombre y correo registrado, no podrás ver la página de Panel de Control.

  5. Allí verá un botón llamado "Sube tu documento", haga clic en él.

  6. Por favor consulte los lineamientos institucionales antes de empezar a redactar: _________

  7. Una vez dentro tiene la oportunidad de empezar a editar ahí mismo o subir un documento.

  8. Recomendamos que lea la guía ampliada para hacer esto en: _________

  9. Una vez terminada la edición, solo basta con seleccionar el botón de “Request Publication”.

  10. Evite modificar los ajustes del documento o tratar de hacer modificaciones al texto. El equipo del _________ puede identificar quién y cuándo hace este tipo de modificaciones.

Para este último ejemplo, recomendamos crear una serie de lineamientos institucionales que especifiquen.

Ejemplo:

Invitaciones para participar

Es recomendable tener un mapeo de actores, tanto de personas como de organizaciones, a los que se desee convocar, a fin de identificar sus datos de contacto, principalmente correo electrónico.

Dado el volumen de invitaciones personalizadas que puedan estarse enviando, es importante optimizar tiempos y hacer una base de formato y contenido en el que haya algunos rubros claros en los que se personalice a quién va dirigido. Eso aplica tanto para el cuerpo del correo como para el documento o invitación formal.

Al momento de personalizar la invitación, se recomienda verificar dos veces que no se haya quedado un dato pendiente o de otra invitación adaptada.

Los mensajes que se manden deberán ser lo más claro y breve posible, tratando de lograr un equilibrio entre estos dos aspectos en atención al tiempo de los destinatarios, pero también para evitar posibles confusiones posteriores o inversión adicional de tiempo en explicaciones que pudieran ser solventadas desde un inicio.

Debido a que el proceso de invitación para escenarios privados y de carga de documentos puede variar ampliamente según cada organización, proporcionamos al lector solo un ejemplo de lo que CONL intentó comunicar a sus invitados además de la invitación formal. No proporcionamos una plantilla de invitación porque eso depende de cada organización.

Plantilla de complemento de invitación con instrucciones (este documento se compartió en el mismo correo que la invitación formal):

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