6. Usando PubPub para consultas ciudadanas

Ahora que ya se sabe qué es PubPub y se entiende la importancia de las consultas públicas, no queda más que llegar a la parte más importante de esta guía: la de preparación y construcción de la plataforma.

● Preparativos generales de consulta

Lo primero que se tiene que hacer antes de empezar a armar cualquier cosa en PubPub es elegir qué proceso se va a llevar a cabo.

El uso de Pub Pub como una plataforma de participación ciudadana para llevar a cabo consultas públicas tiene ciertos tipos de escenarios que se deben conocer detalladamente para poder entender las capacidades y casos de uso de la plataforma.

Para esto, hay tres tipos de escenarios a elegir, que pueden combinarse de acuerdo con las necesidades de cada proceso: abierto, privado y carga de documentos. No obstante, es importante entender que los tres casos que se presentan a continuación fueron los que se utilizaron para la consulta pública del Consejo Nuevo León y no deben de ser tomadas como las únicas posibles modalidades de uso. Las posibilidades de Pub Pub son muy amplias debido a su versatilidad y cada usuario podría reinventar estos procesos o crear nuevos dependiendo de su creatividad, necesidades y posibilidades técnicas de la plataforma.

Tipos de escenarios

Proceso abierto

Este es el caso de uso más sencillo y abierto que se le puede dar a PubPub en términos de consulta pública. El proceso abierto busca que cualquier persona registrada en la plataforma pueda hacer anotaciones y comentarios de forma libre.

Este proceso es semiautomático y no depende de una invitación personalizada al usuario. Solo es necesario que la persona se registre utilizando la liga de la plataforma y tendrá los permisos básicos de comentar, mas no de editar. Por el lado del administrador, tendrá que poner los pubs a comentar dentro de una página pública para que esto sea posible.

Sugerencias de uso: para abrir procesos de consulta abierta a toda la ciudadanía

Más información sobre cómo crear un proceso abierto en las guías especializadas.

Proceso público

Este proceso es básicamente el mismo que el abierto, pero con la particularidad de que solo personas usuarias con invitación podrán comentar en ciertos pubs habilitados para ellos. Este escenario presenta una mayor complejidad, ya que la persona tendrá que hacerle llegar al administrador su nombre de usuario para que este pueda darle los permisos necesarios para poder participar en ciertas colecciones, que a su vez contienen pubs.

Aunque tiene más pasos y consume más tiempo para el gestor de la plataforma, es una posibilidad muy buena para casos en los se quiere utilizar el aporte de grupos de personas especializadas en ciertos temas o de ciertos sectores estratégicos.

Sugerencias de uso: para grupos predefinidos o personas que harán una revisión a fondo y más completa.

Más información sobre cómo crear un proceso abierto en las guías especializadas.

Cargar documentos

La otra modalidad de uso es la que permite a los usuarios cargar a colecciones específicas cualquier tipo de documento o en su defecto elaborar uno directamente en el procesador de texto de PubPub. De hecho, este es el proceso más flexible para el usuario, ya que el usuario tiene libertad de escribir y editar lo que considere pertinente. Este proceso puede ser abierto o privado.

Si se hace privado, el usuario necesita obtener acceso por parte de los administradores a las colecciones designadas para crear o subir un pub. Pero también es posible hacerlo de manera pública y totalmente abierta a fin de que cualquier persona previamente registrada también pueda subir archivos.

Sugerencias de uso: para personas, instituciones o grupos que necesitan opinar o contribuir de formas más completa para la consulta

Más información sobre cómo crear un proceso abierto en las guías especializadas.

Como es visible, las posibilidades son muchas, debido a que se pueden intercalar y hacer uniones entre escenarios. De hecho, el Consejo Nuevo León utilizó los tres escenarios simultáneamente (no se utilizó carga de documentos abierta). Queda a discreción de cada equipo elegir los escenarios que más se les acomoden. La recomendación es que se basen en el grado de especialización de la aportación buscada y el nivel de apertura de la consulta. La siguiente imagen puede apoyar al lector a decidir:

Los administradores

Ahora que se ha elegido uno o varios escenarios a llevar a cabo dependiendo de los objetivos que se buscan, es necesario montar un equipo de trabajo para administrar la plataforma.

En realidad no hay una regla de oro para esto, ya que dependerá en gran medida del tiempo con el que se cuenta y de las manos que pueden apoyar en el proceso. Por ejemplo, en el caso de Consejo Nuevo León, se tenía a una persona que armó la plataforma y que estuvo 24/7 viendo posibles fallas, así como capturando aportaciones en la base de datos. Otra persona entró al proceso de dar de alta en la plataforma a todas las personas en cada una de sus colecciones correspondientes y además se encargó de mandar todas las invitaciones a instituciones y expertos. No obstante, todo el equipo del Consejo aportó ideas y sugerencias para el diseño de la página y sus contenidos. Esto puede variar de organización en organización, pero al menos se recomienda tener cuatro perfiles muy importantes:

1. Un gestor principal de la plataforma: encargado de armar y preparar todo para el proceso técnico. Crear páginas, subir documentos, guías, imágenes, etc.

2. Un gestor de contenidos: encargado de verificar que todo el contenido de la plataforma esté bien escrito y organizado.

3. Un gestor de invitaciones: encargado de enviar, y confirmar invitaciones, así como de darles el acceso a la plataforma cuando sea pertinente.

4. Un gestor de aportaciones: encargado de llenar la base de datos y analizar la validez de cada uno de los comentarios.

Se puede tener solo una persona que haga todo o cuatro personas diferentes o, en su defecto, tener dos o tres que se compartan las responsabilidades. Las posibilidades son infinitas aquí y solo estarán limitadas por la cantidad de personas a disposición.

Tiempos

Este es otro aspecto que es muy importante, pero que a la vez es muy flexible y dependerá en gran medida de ciertas cuestiones como la necesidad de acompañamiento especial por parte del equipo de PubPub, fechas de entrega de resultados, nivel de complejidad de la revisión, cantidad de información necesaria a revisar, cantidad de personas que se esperan para participar, entre otras cosas. Debido a que cada proceso tiene sus particularidades, lo que se presenta a continuación es un ejemplo basado en Consejo Nuevo León que puede ser interpretado para poder ayudar a establecer fechas.

1. Preparación: este proceso duró aproximadamente dos meses. Esto se debió principalmente a que se buscó apoyo al equipo de PubPub y se contrataron sus servicios, lo que conllevó a cuestiones administrativas de por medio. Además de eso, se realizaron bosquejos y mockups de la plataforma, lo que se empezó a preparar a la par que se veían las cuestiones administrativas. En general, el proceso de ponerse de acuerdo con el equipo de PubPub y el de diseño y creación de contenidos duró alrededor de 60 días. Este proceso puede durar menos si es que no se necesita apoyo especializado o puede durar más si se hace un proceso de consulta con demasiado contenido.

2. Invitaciones: este proceso fue paralelo al de diseño y creación de contenidos y duró aproximadamente dos semanas. Aunque este es un proceso constante y que siempre va a tener cambios de última hora.

3. Consulta: este proceso duró dos semanas, del 23 de septiembre al 7 de octubre de 2020. Las razones para esto tienen que ver principalmente con la imperante necesidad de Consejo Nuevo León de acomodarse a tiempos establecidos en la Ley.

4. Revisión de comentarios: durante el proceso de consulta, se revisaron cada uno de los apartados para ir recogiendo y analizando comentarios. En general, esto tomó dos semanas. No obstante, se utilizó una semana extra para dar una segunda revisión por parte de todo el equipo operativo para analizar comentario por comentario de una mejor manera.

5. Integración de aportaciones: se utilizaron entre una a dos semanas para integrar los comentarios a los diferentes capítulos del Plan Estratégico. Este paso probablemente es el más impreciso para dar un consejo, ya que cada proceso es diferente. De hecho, hasta internamente hubo diferencias: mientras que algunos capítulos en dos o tres 3 días ya habían incorporado todos los comentarios, otros después de semanas seguían en el proceso.